公司檔案管理工作再上新臺階

2021年1月7日 13:28

作者:范玉波

2020年3月,我入職中銀電化,并有幸進入經理辦公室負責檔案管理工作。在這一年里,我發現檔案管理存在一些散而亂、效率低下的問題,便提出合理化建議,與殷建剛老師一起完成了檔案管理系統的升級改造,檔案系統已初步實現電子化,檔案管理制度更加完善,檔案借閱制度方便靈活,檔案管理工作有了明顯提升。
    記得剛接受檔案工作的時候,許多圖紙等著整理和歸檔,還要整理去年未歸還檔案,千頭萬緒,雜亂無章。公司過去檔案是以紙質版形式存檔,沒有使用先進的數字化管理,借閱需當面交接,費時費力,借閱效率不高。針對這種現象,我于四月份提出將當前檔案管理系統進行升級改造。在現有基礎上,增加高拍儀電子錄入系統,在系統中劃分了詳細的存儲年限,增加保密等級并設置了對應查閱權限,增加檔案卷內目錄電子版模塊導入接口,設置卷內目錄的上傳模板,可供上傳及下載,提高輸入效率。該建議被論證后,在殷工的幫助下,檔案管理系統實現了電子化的改造升級,降低了紙質版檔案因借閱造成的磨損,給檔案查詢和借閱整體工作帶來便利。

為實現公司和部門檔案管理的系統化。十月份,按照趙總指示由經理辦任經理牽頭與企管處一起對各部門的檔案存儲情況進行了摸底檢查,發現各部門存在同樣問題。主要是原檔案管理制度有缺失漏項,規定借閱和存儲檔案上不明確、不規范,缺少保密等級分類等關鍵條目。經理辦對檔案管理制度進行修訂,要求限期整改。

在整改過程中,新修訂檔案管理制度要求,歸檔文件除因保密需要必須全部留存檔案室,其它歸檔文件檔案室僅保留一份原件,多余份數的原件可由管理部門、使用部門視需要分別留存。檔案密級對應檔案借閱及審批權限,檔案借閱按流程進行審批借閱,部門內部檔案資料及時歸檔整理,圖紙資料折疊整齊裝盒或裝訂成冊,按檔案管理要求分類統一存放,按類建立電子檔案目錄,便于索引查詢。為確保檔案管理改革的順利進行,十月底經理辦組織了各部門管理檔案人員制度培訓。給大家重新解讀了新的檔案管理制度,梳理檔案管理中存在的問題,演示了新檔案管理系統使用方法,對今后檔案借閱提出了規范要求。經理辦規定對各部門檔案管理情況每年進行一次檢查,不定期抽查,檢查結果按照公司有關規定進行整改、處罰。

通過一系列改革和創新,電子化檔案管理取代了傳統的紙質檔案管理模式,完善了公司電子檔案管理制度和檔案管理體系,提高了檔案管理工作的合理化、規范化標準,使公司檔案管理工作再次邁上新的臺階。


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